現場作業越來越多
同一個班別內，需要同時照顧房客、處理文件、回覆訊息、確認進度。
一、為什麼要做這些工具
現場的負擔，很多不是服務本身，而是服務旁邊的行政作業。
房務、櫃檯、餐廳與主管每天都在處理大量零碎資訊：憑證、班表、課程、點餐、通知與追蹤。 當這些工作靠表格、照片、訊息與人工確認串起來，時間會被切得很碎，也更容易有遺漏與落差。
重複行政消耗時間
資料重抄、照片整理、名單追蹤、通知提醒，會吃掉主管與夥伴的注意力。
人工流程容易出現落差
忙碌時最容易發生漏登、漏寄、版本不一致、附件對不起來或通知沒有補到。
AI 是協助，不是取代
工具的目的，是把重複、耗時、容易出錯的部分交給系統先處理，讓現場把時間留給房客服務。
二、整體目標
減少重複作業
少重抄、少整理、少來回確認
降低主管行政時間
把追蹤進度改成看系統狀態
提升流程一致性
各單位用同一套標準處理
讓夥伴更專注於房客
把注意力放回現場服務品質
三、四大系統總覽
四個系統，解決四種現場重複行政。
憑證與報銷
憑證自動化
協助現場拍照上傳憑證，系統先判讀欄位，主管集中審核並匯出財務資料。
https://ghotel.tw/receipt 主要幫助：降低填表、整理照片與追請款狀態的時間。排班與承攬
自動化排班系統
把排休、班表產生、通知、匯出與承攬合約、簽收作業集中在同一流程。
https://ghotel.tw/rostering 主要幫助：讓主管少整理表格，也讓人資與財務後續覆核有一致資料來源。教育訓練
教育訓練學習平台
集中 SOP、課程、測驗與完課紀錄，並逐步轉向遊戲化介面，讓夥伴更願意主動使用。
https://learn.ghotel.tw/ 主要幫助：降低反覆提醒、補課追蹤與版本不一致，同時提高學習參與意願。早餐點餐
線上點餐系統
房客掃 QR Code 自行點餐，櫃檯掌握進度，餐廳直接查看出餐明細。
https://ghotel.tw/cgorder 主要幫助：減少紙本回收、重抄與跨單位口頭確認。
01
憑證自動化
從「月底整理一堆照片」改成「收到就上傳、主管集中確認」。
系統簡介
現場用手機或電腦上傳發票、收據與報銷憑證，系統先協助判讀日期、金額、廠商、用途與統編，夥伴確認後送出請款。
現場痛點
憑證欄位多、照片與 Excel 分開整理，主管還要追蹤待請款、待報銷與附件是否齊全。
系統如何解決
以暫存、待請款、待報銷、已報銷四階段管理，主管可批次確認，系統可將判讀後的憑證資料寫入平台並產出制式表單，供後續 UOF 報帳使用。
主要功能
- 憑證拍照上傳與多張預覽
- AI/OCR 欄位判讀與異常標示
- 主管批次完成請款與總額計算
- 報銷 Excel、照片附件、附件清單與 UOF 報帳用制式表單產出
- 帳號、角色、館別與啟用狀態管理
少逐筆輸入
少追附件
少來回補資料
目前狀態：系統已部署至 Cloudflare Pages，初步測試已可判讀憑證、寫入系統，並產出制式表單供 UOF 報帳使用；下一步將與 UOF 更密切串接，透過自動化平台直接進入 UOF 並同步完成起單作業，減少一道人工操作。
系統網址：https://ghotel.tw/receipt
一句話總結：把報銷從人工整理變成即時上傳、系統產表，下一步再把 UOF 起單一併自動化。
02
自動化排班系統
把每月排班從反覆整理表格，改成可追蹤的作業流程。
系統簡介
主管可在同一系統處理排休、班表產生、班表查詢、通知、匯出與承攬管理，減少每月從零整理的時間。承攬人員的合約、工作明細與領款簽收單也能逐步電子化，讓後續財務覆核與人資作業有一致的線上流程。
現場痛點
排休順序、期限、人員狀態、班別限制與人力需求分散在不同資料中，主管需要反覆核對與通知；承攬合約、簽收單與輸出紀錄若靠人工檔案管理，也會增加人資、財務與現場之間的來回確認。
系統如何解決
依月份與單位保存資料，整合排休流程、人力設定、通知、班表預覽、承攬文件與匯出。主管從整理資料轉為檢查與決策，人資與財務也能依同一份系統資料進行後續確認。
主要功能
- 每月排休流程與截止提醒
- 人員、到離職、班別與權限管理
- 月設定、人力需求與特殊規則
- 班表產生、手動調整、發布與查詢
- 104 匯入檔、CSV、PDF 與班表資料輸出
- 承攬合約電子化、領款簽收單線上化與輸出紀錄留存
- 承攬資料支援後續財務覆核與人資作業流程
少整理表格
少紙本簽收
少跨部門覆核落差
目前狀態：正式入口已建置於 ghotel.tw/rostering，主要排班、通知、匯出與承攬管理功能已具備；目前於綠宿行旅、櫻桃計畫測試，承攬 PDF 版型、財務覆核流程、人資操作節點與通知權限仍需正式資料確認。
系統網址：https://ghotel.tw/rostering
一句話總結：讓主管少花時間整理班表與承攬文件，讓現場、人資、財務用同一套流程完成後續作業。
03
教育訓練學習平台
把 SOP、課程、測驗與完課追蹤放到同一個學習入口。
系統簡介
平台集中管理 SOP、線上課程、每月任務、測驗、學習紀錄與職涯地圖，並把介面逐步轉向遊戲化任務，讓夥伴自行學習，主管追蹤進度。
現場痛點
訓練資料分散、版本不易確認，新人與夥伴常需要主管重複說明、提醒與確認是否完成；若學習介面像傳統文件清單，也比較難讓夥伴主動回來使用。
系統如何解決
用「我的學習工作台」整理本月任務、知識文件、線上課程與主管追蹤入口，並加入闖關地圖、金幣、任務獎勵與角色感，讓學習狀態可被系統記錄，也提高夥伴願意使用的動機。
主要功能
- 我的學習工作台與本月任務
- 知識文件與 SOP 中心
- 線上課程、每月課程與補課狀態
- SCORM 教材、闖關測驗與完課追蹤
- 遊戲化介面、闖關地圖、金幣獎勵與任務提醒
- 職涯地圖與主管報表基礎
少重複教學
提高使用意願
少人工追名單
目前狀態：Moodle 平台已在線上運作，課程入口、SOP、櫻桃計畫課程與學習工作台概念已建立；目前正在把介面轉向遊戲化學習體驗，主管報表、正式資料串接、職涯地圖與金幣完整規則仍在開發或測試。
一句話總結：把教育訓練從人工追蹤變成像任務闖關一樣可持續參與的學習流程。
04
線上點餐系統
把紙本早餐單，改成房客自助、櫃檯掌握、餐廳同步。
系統簡介
房客掃描房間 QR Code 完成早餐預訂，後台設定每日可點房號，餐廳端直接查看出餐明細。
現場痛點
紙本早餐單要回收、重抄與口頭交接，房號、份數、飲品、內用外帶與特殊需求容易漏掉或混淆。
系統如何解決
房號由 QR Code 帶入，每日設定早餐資格，櫃檯可看點餐進度，餐廳依每位房客明細備餐。
主要功能
- 房客線上點餐、查詢碼回查與修改
- 每日房間餐數與早餐資格設定
- 館內後台點餐資訊、補登、編輯與刪除
- 點餐概況、未點選追蹤與進度掌握
- 餐廳明細、已出餐勾選與統計報表
少回收紙本
少重抄資料
少跨單位追問
目前狀態：房客端、館內後台、餐廳後台、統計報表、UOF 登入、權限分流與每日備份已完成；展示網址、正式測試資料、現場設定責任與餐廳操作流程仍需確認。
系統網址：https://ghotel.tw/cgorder
一句話總結：把早餐點餐從紙本與人工彙整，轉為同一份資料即時同步的現場流程。
四、目前測試與導入狀態
四個系統都已具備可展示基礎，目前已在指定單位進行測試與導入準備。
系統
目前狀態
目前測試單位
憑證自動化
初步測試已可判讀憑證、寫入系統並產出 UOF 報帳用制式表單；下一步將串接 UOF 自動進入系統並完成起單，減少一道人工操作。
綠宿行旅、櫻桃計畫
自動化排班系統
已具備登入、排休、排班、通知、匯出與承攬管理；承攬合約電子化、領款簽收單線上化、財務覆核與人資作業流程仍需用正式資料確認。
綠宿行旅、櫻桃計畫
教育訓練學習平台
Moodle 平台已運作，課程、SOP、任務與學習入口已建立；目前正轉向遊戲化介面，透過闖關、金幣與任務感提高夥伴使用意願，主管報表與正式資料串接仍在測試。
綠宿行旅、櫻桃計畫
線上點餐系統
房客端、館內後台、餐廳端與統計報表已完成；展示站台、測試資料與現場分工需確認。
綠宿行旅
五、預期整體效益
共同效益不是多做一套系統，而是少掉一批每天反覆發生的小行政。
當資料從一開始就進入系統，主管看到的是狀態，夥伴處理的是確認，跨單位接收的是一致格式。
減少人工重複輸入
降低漏登、漏寄、漏通知風險
降低主管追蹤成本
建立一致化作業流程
提升現場服務時間占比
六、後續導入規劃
單位測試
以綠宿行旅、櫻桃計畫作為主要測試單位；線上點餐先以綠宿行旅測試現場流程。
流程修正
依現場回饋調整欄位、步驟、通知與權限；排班系統同步確認承攬合約、簽收單、財務覆核與人資作業節點。
主管確認
確認報表、分工、例外處理與可承諾的正式使用範圍。
逐步擴大導入
自動化憑證、自動化排班、教育訓練學習平台預計 2026 年 6 月底前開始建置漫漫回嘉與川閱，保留各館別必要的微調空間。
七、結語
AI 工具不是增加現場負擔，而是把重複、耗時、容易出錯的作業交給系統協助。
我們要讓現場夥伴能把更多時間留給房客與服務品質，也讓主管從反覆追資料、補名單、整理表格， 回到更重要的現場判斷、帶人與營運管理。
也歡迎大家提出需求
只要有重複、耗時、需要追蹤的作業需求，都可以提出來與營運處討論，讓我們一起把現場經驗轉成真正用得上的系統工具。